Manajemen Proyek [UTS] - Soal & Jawaban

1.    Jelaskan pengertian project dan manajemen project!

o   Proyek : Suatu program penyelidikan/penelitian dan aktivitas yang teroganisir dengan maksud mencapai tujuan tertentu (laba) dengan batas waktu tertentu serta tidak berulang-ulang.

o   Manajemen Proyek : Merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengendalikan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengen sumber daya tertentu.

o   Ciri Proyek :

ü  Kumpulan penelitian yang dikerjakan di masa datang.

ü  Aktivitas teroganisir secara rapi dan teratur.

ü  Bertujuan mencari laba.

ü  Memiliki batasan waktu, tidak rutin.

ü  Mengandung ketidak pastian.

ü  Dilakukan di dimensi yang akan datang.

o   Ciri Manajemen Proyek :

ü  Adanya batasan waktu.

ü  Adanya tujuan yang ingin dicapai.

ü  Adanya sumber daya.

ü  Adanya pihak yang berkepentingan.

ü  Ada aturan.

2.    Meliputi hal apa saja yang termasuk dalam PMBOK!

o   PMBOK : fondasi dasar untuk memahami manajemen proyek.

o   Project Integration Management : focus mengkoordinasikan perencanaan proyek, eksekusi, dan control perubahan.

o   Project Scope Management : jaminan bahwa kerja proyek telah akurat dan lengkap dan berjalan sesuai rencana.

o   Project Time Management : penting untuk mengembangkan, mengawasi, dan mengolah jadwal proyek.

o   Project Cost Management : menetapkan budget yang lengkap dan telah disetujui.

o   Project Quality Management : focus pada perencanaan, pengembangan, pengolahan lingkungan yang memungkinkan proyek untuk memenuhi harapan stakeholder.

o   Project Human Resources Management : focus pada membuat dan mengembangkan tim proyek.

o   Project Communication Management : menjamin penyampaian informasi secara akurat dan tepat waktu pada stakeholder.

o   Project Risk Management : berfokus pada identifikasi dan respon pada resiko project.

o   Project Procurement Management : memungkinkan pengadaan sumber daya di luar organisasi.

3.    Pengertian Business Case dan Tahapan dalam pengembangan Business Case!

o   Business Case : menyediakan analisis nilai organisasi, biaya dan keuntungan, dan resiko dari beberapa alternative.

Tahapan :

o   Select Core Team : mengumpulkan para ahli menjadi 1 tim.

o   Define Measurable Organisational Value : Menetapkan goal, dimana goal tersebut harus : dapat diukur, menyediakan manfaat bagi perusahaan, disetujui oleh stakeholder, dapat diverifikasi.

o   Identify Alternatives : menetapkan alternative penyelesaian karena tidak mungkin 1 hal dapat menjawab semua masalah.

o   Define feasibilities and assess risk : tiap alternative harus dianalisa resikonya dan apakah tiap alternative itu bermanfaat.

o   Define Total Cost of Ownership : menetapkan laba perusahaan.

o   Define total benefit of ownership : menetapkan laba perusahan.

o   Propose and support recommendation : mendukung alternative yang telah ditentukan.

Potential Area :

o   Strategic

ü  Kemungkinan pasar yang baru

ü  Transformasi untuk berkompetisi dalam pasar yang baru.

ü  Meningkatkan bagian dalam pasar.

o   Customer

ü  Makin banyak pilihan produk dan layanan.

ü  Menerima pelayanan yang lebih baik.

ü  Transaksi lebih efektif dan efisien.

o   Finansial

ü  Keuntungan bertambah

o   Operational

ü  Biaya operasi lebih rendah.

ü  Meningkatkan efektivitas.

ü  Meningkatkan SCM.

o   Social

ü  Pendidikan

ü  Keamanan

ü  Kesehatan

ü  Lingkungan

4.    Meliputi hal apa saja yang termasuk di dalam business case template!

o   Cover page

o   Executive summary

ü  Deskripsi singkat dari masalah & kesempatan.

ü  Goal dari segi perusahaan.

ü  MOV dan bagaimana hubungannya dengan strategi goal perusahaan.

ü  Penjelasan tiap pilihan alternative.

ü  Penjelasan alternative terpilih.

o   Introduction

ü  Situasi saat ini.

ü  Penjelasan masalah dan kesempatan.

ü  MOV

ü  Bagaimana mencapai MOV

ü  Sasaran business case

o   Alternatives

o   Analysis of Alternative

o   Proposed recommendation

5.    Apa itu Project Charter, meliputi hal apa saja dalam Project Charter, dan Project Charter Template?

Project Charter : menyediakan framework mengenai eksekusi dan proyek IT. Merupakan persetujuan atau kontrak antara sponsor dan tim.

Meliputi :

o   Dokumentasi MOV

o   Menetapkan infrastruktur proyek

o   Merangkum detail rencana proyek

o   Menetapkan peran dan tanggung jawab.

o   Menunjukkan komitmen proyek.

o   Menetapkan mekanisme control proyek.

Project Charter Template :

o   Project Stakeholders.

o   Project Description

o   Measurable Organizational Value (MOV)

o   Project Scope

o   Project Schedule Summary

o   Project Budget Summary

o   Quality Issues

o   Resources Required

o   Assumptions and Risks

o   Project administration

o   Acceptance and Approval

o   References

o   Terminology or Glossary

o   Appendices

6.    Sebutkan dan jelaskan prinsip-prinsip Project Manager Culture!

o   Menetapkan rincian pekerjaan

Membuat batasan project untuk menetapkan personil yang dibutuhkan, serta peran dan tanggung jawab mereka.

o   Mendapatkan orang yang tepat

Tim proyek harus mengerti tanggung jawab dan peran mereka, serta menjadikan kesuksesan tim menjadi perhatian mereka.

o   Memperkirakan waktu dan biaya

Penting untuk mengatur ekspetasi yang nyata meliputi berbagai resiko yang bisa berdampak pada estimasi project.

o   Memecahkan pekerjaan

Project bisa dipecah ke pekerjaan yang lebih kecil.

o   Menentukan prosedur perubahan

Meliputi aturan dan guidelines untuk pengaturan dan pembiayaan perubahan.

o   Menyetujui criteria yang diterima

Fokus pada rules dan guidelines untuk menerima pekerjaan atau penyampaian di seluruh bagian project.

7.    Kemampuan yang harus dimiliki seorang manajer :

o   Kemampuan untuk berkomunikasi dengan orang

Manager proyek harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik. Tidak harus merupakan motivator, cukup dengan memiliki kemampuan untuk berhubungan dengan orang lain, membagi pandangan yang sama & mampu membuat semuanya bekerja sesuai arah.

o   Kemampuan untuk bekerja sama dengan orang lain

Mempunyai kemampuan untuk bekerja sama dengan orang lain, menjadi pendengar yang baik, mendengar apa yang orang lain katakan, dan memahami apa yang mereka maksud.

o   Kemampuan untuk menciptakan dan menjaga hubungan

Harus bisa membangun jembatan bukan tembok. Dapat menjual nilai proyek pada stakeholder, dan mempengaruhi orang lain yang tidak berada dalam bawahannya.

o   Kemampuan untuk mengorganisasi

Dapat mengorganisasi, mengembangkan rencana proyek, memenuhi sumber daya dan membuat lingkungan proyek efektif.

8.    Jenis-Jenis Organisasi :

I.    Organisasi Fungsional

Suatu organisasi dimana proyek merupakan bagian dari organisasi fungsional (Induk) yg dipimpin oleh manajer lini. Jadi semua kegiatan proyek dilakukan mengikuti jalur fungsional. Salah satu ciri dari organisasi fungsional ini adalah tenaga-tenaga yang mempunyai kegiatan yang sama dikumpulkan dalam, satu bagian.

Kelebihan :

o   Adanya flexibilitas yg tinggi dalam penggunaan karyawan

o   Orang-orang dengan keahlian tertentu bisa ditugaskan dibanyak proyek yang berbeda

o   Orang-orang dengan keahlian yg berbeda dapat dikelompokkan dalam satu group untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman

o   Divisi fungsional yg bersangkutan jadi basis bagi kelangsungan teknologi

o   Divisi fungsional mempunyai jalur-jalur karir bagi yg memiliki keahlian tertentu

Kekurangan :

o   Klien tidak menjadi perhatian utama dari aktivitas orang-orang dalam proyek

o   Divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas-aktivitas khusus yg sesuai dengan fungsinya

o   Tidak ada individu yg diberi tanggung jawab penuh untuk mengurus proyek

o   Motivasi orang yg ditugaskan dalam proyek cenderung lemah.

o   Penyusunan organisasi seperti ini tidak memberikan pendekatan yg holistik

II.  Organisasi Proyek Murni

Adalah bentuk lain dari organisasi proyek dengan proyek terpisah dari organisasi induk.

Ciri-Ciri :

o   Pimpinan proyek / manajer proyek memiliki wewenang penuh atas pengelolaan proyek.

o   Tenaga pelaksana dipindahkan kedalam organisasi proyek  dan khusus melaksanakan proyek sesuai wewenang dan tanggung jawabnya. Para karyawannya dapat diambil dari mana saja, tidak selalu dari organisasi induk.

o   Hanya perlu sedikit dukungan dari unit fungsional (organisasi induk).

Kelebihan :

o   Manajer proyek (MP) mempunyai wewenang penuh mengelola proyek

o   Semua anggota tim proyek secara langsung bertanggung jawab terhadap manajer proyek

o   Rantai komunikasi menjadi pendek,yakni antara manajer proyek dengan eksekutif secara langsung

o   Bila ada proyek sejenis berturut-turut,bisa memanfaatkan para ahli yg sama sekaligus melakukan kaderisasi penguasaan teknologi

o   Kemampuan membuat keputusan bisa cepat dilakukan karen kewenangan terpusat.

Kekurangan :

o   Jika organisasi induk mempunyai banyak proyek yg harus dikerjakan,maka setiap proyek akan mengusahakan sendiri sumber daya sehingga terjadi duplikasi usaha dan fasilitas

o   Biaya yg mahal karena berdiri sendiri dengan staff sendiri

o   Seringkali manajer proyek menumpuk sumber daya secara berlebihan untuk dukungan teknis dan teknologi

o   Jika proyek selesai maka masalah yg timbul adalah tentang nasib pekerjanya.

o   Ketidak konsistenan prosedur sering terjadi dengan alasan “memenuhi permintaan klien.

III. Organisasi Matriks

Adalah organisasi proyek murni yg melekat pada divisi fungsional pada organisasi induk. Merupakan kombinasi antara organisasi proyek murni dan organisasi fungsional.

Kelebihan :

o   Proyek mendapat perhatian secukupnya

o   Mudah mendapatkan orang yg potensial

o   Tidak ada masalah yg berat yg berkenaan dengan nasib pekerja proyek

o   Tanggapan terhadap keinginan klien dapat cepat diberikan

o   Proyek mempunyai akses perwakilan dari divisi administrasi perusahaan induk

Kekurangan :

o   Adanya kekuatan yg seimbang antara manajer fungsional dan manajer proyek, sehingga apabila terdapat kerauan siapa yang harus kena beban, pekerjaan proyek dapat terbengkalai.

o   Perpindahan sumberdaya dari satu proyek ke proyek lain bisa menimbulkan persaingan antar manajer proyek sehingga target organisasi terbengkalai

o   Melanggar prinsip utama manajemen yaitu kesatuan komando karena adanya manajer proyek dan manajer fungsional. Loyalitas terhadap siapa yang harus diutamakan, akan menjadi masalah.

       

9.    Apa itu real team?

Sekumpulan orang dengan kemampuan khusus yang berkomitmen untuk tujuan tertentu, pelaksanaan tujuan, dan pendekatan untuk mereka yang mempunyai tanggung jawab yang sama.

10.  Apa yang diketahui tentang MOV?

MOV untuk mendefinisikan masalah atau keuntungan dan mengidentifikasi beberapa alternative yang langsung ada dan mengukur nilai dari suatu organisasi.