ECM - (Enterprise Content Management)

Pengertian ECM

Definisi singkat dari enterprise content management adalah pengaturan informasi dari berbagai bentuk yang ada didalam sebuah organisasi. Bertujuan untuk menyimpan, melindungi, dan mengirim informasi agar dapat digunakan kembali.

ECM merujuk terhadap strategi, metode, dan peralatan yang saling berkaitan. Peralatan dan strategi ECM digunakan untuk mengatur informasi tidak terstruktur dari organisasi tersebut.

ECM adalah sebuah strategi dan juga metodologi, nama ECM adalah deskripsi yang menggambarkan isi dari nama ECM itu sendiri, yang berasal dari 3 konsep yang saling berhubungan, yaitu Enterprise, content, dan management.

Enterprise mendeskripsikan semua fungsi dari distribusi, aplikasi, publikasi, akuisisi, menangkap, dan akses yang seragam dan tidak ada batas. Ini mendefinisikan dimana dan bagaimana ECM memberi efek.

Content mendeskripsikan semua komponen, informasi, data (terstruktur atau tidak terstruktur), peraturan, struktur, topic, rekaman dan contoh tersebut. ini mendefinisikan apa yang membentuk ECM.

Disiplin managemen menyatukan segi komunikasi, proses, arus kerja, kolaborasi, interaksi, dan pertukaran dengan kebanyakan pemegang saham. Hal ini mendeskripsikan siapa yang terkait didalam ECM, dan kenapa serta kapan mereka berinteraksi.

Mengenai ECM

ECM adalah sebuah konsep yang sudah memiliki standar internasional dan juga berisikan hasil praktek selama kurang lebih 30 tahun. Evolusi ECM diimbangi dengan perkembangan teknologi informasi dan kebutuhan bisnis.

ECM dikembangkan berdasarkan kondisi teknikal dan bisnis.  Sebagai contoh: pertama, kertas tidak dapat disebarkan dengan mudah secara luas tanpa mengeluarkan biaya. Kedua, komputer dapat menyimpan gambar yang discan atas kertas dan dapat langsung disebarkan dengan biaya yang murah.

Setelah beberapa lama, management dokumen berganti dari yang menggunakan media berupa kertas menjadi menggunakan internet.

Mengikuti waktu, ECM telah berevolusi mencakup management bisnis proses, digunakan untuk membantu mengatur dan mendistribusikan informasi.

ECM Pada Masa Depan

Pada masa depan, ECM bertujuan untuk:

-         -   Memastikan penyimpanan informasi milik organiasi menggunakan media internet, sehingga mudah disebarkan dan informasi serta sumbernya benar.

-          -  Ide – ide didalam organiasi dapat digabungkan menjadi sebuah knowledge yang berharga.

-        -    Melindungi ide perusahaan dan juga membaginya dengan publik pada waktu bersamaan.

Internet melakukan penggabungan sekaligus pembagian informasi. Hal ini menyebabkan hilangnya batasan – batasan yang ada sehingga bentuk organisasi pun berubah.

Internet menjadi tempat untuk mencari ilmu dan juga untuk berinteraksi. Namun internet masih memiliki kekurangan, seperti: ada sumber – sumber yang tidak pasti dan hasil pencarian yang tidak sesuai.

Organisasi tidak boleh memiliki kelemahan seperti itu, dimana organisasi dituntut untuk memiliki sumber  yang mereka gunakan benar adanya dan harus akurat.

Organisasi harus menggunakan informasi yang akurat untuk bisa melakukan pengambilan keputusan, bukan menggunakan informasi yang tidak jelas yang biasanya menjadi bagian dari internet.

Dalam hal ini ECM membantu organisasi untuk memahami bagaimana cara menggunakan konten terstruktur yang merupakan inti dari internet, sehingga organisasi tidak merasa kebingungan dalam pencarian informasi.

Sebuah organisasi yang mengunakan ECM mendapat posisi istimewa sehingga dapat dengan mudah memasuki dunia jaman sekarang dimana informasi dan penyimpanan merupaka bagian dari internet.

Daur Hidup Konten 

ECM meliputi beberapa strategi, metode, dan alat yang digunakan untuk menangkap, mengatur, menyimpan, dan mengirim konten. ECM berguna untuk mengatur informasi – informasi tidak terstruktur yang dimiliki oleh organisasi.

Konten memiliki daur hidup yang meliputi: mengatur penerimaan, penyimpanan, dan persebaran konten keseluruh bagian organisasi. Komponen – komponen ini berkaitan dengan factor enterprise, content, dan management.

Proses ini juga dikenal sebagai daur hidup informasi karena adanya  keadaan dimana media konten tersebut didapatkan merupakan media yang sama sewaktu konten tersebut dikirimkan. Sebagai contohnya adalah dalam penggunaan Komputer, internet atau multifunctional devices (penggunaan faks, email, printer, scanner) sebagai media penyebaran informasi.

Ada tiga area yang penting, yaitu akuisisi,  penyimpanan dan pengiriman.

Akusisi ECM

Mekanisme untuk akusisi mencakup scanning, transformasi, online submission, dancapture.Hal ini dapat dipecah kembali menjadi elemen yang berhubungan terhadap ECM didalam lifecycle. 

Akuisisi Enterprise

sebuah enterprise bisa memiliki sebuah tempat penyimpanan sentral untuk menciptakan keseimbangan antara performa dan kapasitas penyimpanan untuk mekanisme akusisi yang tersebar. Akusisi secara tradisional dapat saja difasilitasi melalui desktop milik perusahaan, yang menghasilkan dokumen pada internet, dimana hal ini digunakan untuk menangkap materi yang dimasukkan melalui aplikasi web, atau scanning dokumen dengan menggunakan alat scanning yang besar untuk melakukan scanning untuk jumlah yang besar dan untuk mengelompokkan dokumen tersebut. Akuisisi enterprise juga dapat direalisasikan melalui scanning menggunakan MFD (multi functional devices) yang dapat menggunakan sistem email untuk mendistribusikan gambar atau mendistribusikan pusat data penyimpanan dimana kita menyimpan dokumen tersebut. Hal ini dapat diakses kembali nantinya oleh orang yang mengerti konteks dari konten tersebut. Ini merupakan salah satu factor penting yang ada pada caramengelompokkan dan mengkategorikan dokumen yang benar.

Akuisisi konten

Konten dapat diperoleh pada berbagai bentuk ketika sedang dikategorikan dan dikumpulkan.Hal ini termasuk format konten yang original, baik konten tersebut berbentuk kertas atau dalam bentuk elektronik.Ataupun konten tersebut sudah tidak pada bentuk original mereka, format dari konten tersebut dapat ditangkap dan bisa diubah menjadi format yang dapat disimpan , diterima dan dilihat secara universal.

Managemen akuisisi

Managemen menetapkan sebuah mekanisme dimana konten dikatalogkan menggunakan sumber daya yang terampil dan distribusikan keseluruh organisasi.  Hal ini terdiri dari sumber transfer yang berukuran besar dan digunakan untuk menjadi pedoman untuk mengatur protocol. Hal ini biasanya ditambah atau dibantu dengan apikasi elektronik dimana dapat membantu dalam mengkategorisasikan informasi tersebut sehingga dapat membantu dalam menemukan konten tersebut kembali.

ECM Storage

ECM tidak secara eksklusif menceritakan mengenai sebuah mekanisme elektronik pada storage.Tetapi dibagi menjadi beberapa elemen dari storage yang merupakan bagian dari lifecycle.

Enterprise Storage

Karakteristik dari entreprise dari sebuah tmpat penyimpananadalah dapat didistribusikan, digabungkan, atau dikirimkan secara virtual melalui cloud.Ada sebuah alat yang dapat digunakan untuk memanage akses kedalam tempat penyimpanan virtual dan fasilitas layanan penyimpanan berskala besar tersebut (seringkali dikenal sebagai storage farm).Tempat penyimpanan untuk enterprise dapat berupa apapun, mulai dari sebuah gudang dengan lemari lemari sebagai penyimpanan untuk dokumen original hingga gambar elektronik yang dapat disimpan didalam file data yang dapat diakses melalui internet.

Content storage

Karakteristik dari konten menentukan mekanisme terhadap objek yang disimpan.Baik apakah konten tersebut dapat diubah atau dapat disebarluaskan mejadi elemen.Hal ini juga dapat termasuk jumlah dari versi versi objek tersebut, tinjauan lampiran, atau lempira objek untuk menangkap transisi atau perubahan didalam objek terebut.

Storage Management

Storage management menggunakan proses managemen untuk menetapkan versi dari konten tersebut, control terhadap siapa yang memiliki hak untuk mengakses dan mendistribusikan konten terseut kepada siapapun yang dipilih untuk meninjau konten tersebut. Untuk jangka waktu yang panjang, dapat juga memasukkan hak perlindungan digital untuk menjaga agar konten tersebut dapat dienkapsulasi dan dijaga dari perubahan atau watermarked dengan informasi terhadap pemilik konten. Dalam ilmu teknologi, hal ini juga dapat termasuk peralatan untuk mengembangkan kapasitas dari penyimpanan atau memanage retensi kehidupan konten, supaya konten tersebut dapat dihancurkan pada waktu yang tepat.

ECM Delivery

Mekanisme untuk pengiriman mencakup pencarian dan penerbitan konten. Pencarian dianggap  merupakan bagian dari mekanisme pengiriman terhadap konten Karena hal ini hanyalah mekanisme yang digunakan untuk tidak memberikan semua informasi secara sekaligus.

Banyak content management system dimulai dengan memanage konten dimana biasanya dikirimkan untuk 1 departemen saja : sebagai contoh marketing, laporan keuangan, atau departemen claim.

Content delivery

Pengiriman informasi dapat dihadirkan pada halaman web, yang sudah dienkapsulasi sehingga dapat didownload menjadi dokumen elektronik atau disediakan untuk di print.

Komponen ECM

Sistem enterprise managemen konten menggabungkan berbagai teknologi dan komponen.Beberapa diantaranya juga dapat digunakan sebagai sistem yang berdiri sendiri tanpa dimasukkan kedalam sistem enterprise secara keseluruhan.

Lima komponen ECM dan teknologi dari model ECM pertama kali didefinisikan oleh AIIM (association for information and image management) sebagai berikut :

-         -  Capture

-         -  Manage

-         - Store

-         -  Preserve

-         -  Deliver

1.     1.  Capture

Kategori capture (menangkap) berisi fungsi dan komponen yang berfungsi untuk menghasilkan, menangkap, menyiapkan dan mengelola informasi analog dan elektronik. Ada beberapa tingkatan dan teknologi dari penangkapan informasi sederhana untuk persiapan informasi yang kompleks menggunakan klasifikasi otomatis. komponen ini sering juga disebut "Input components" komponen masukan.
Capture (pengambilan) yang dilakukan secara manual dapat melibatkan segala bentuk informasi, dari dokumen kertas ke dokumen elektronik kantor, e-mail, bentuk, objek multimedia, pidato digital dan video, dan mikrofilm. Pengumpulan informasi secara otomatis atau semi-otomatis dapat menggunakan EDI atau dokumen XML, aplikasi bisnis dan ERP atau sistem aplikasi khusus yang telah ada sebagai sumber.

1.   2.    Manage
Komponen manage ini digunakan untuk pengelolaan, pengolahan, dan penggunaan informasi. Yang termasuk dalam komponen ini antara lain di dalamnya :
• Database untuk administrasi dan pengambilan, dan
• Otorisasi akses sistem.
Tujuan dari sistem ECM tertutup adalah untuk menyediakan dua komponen ini hanya sekali sebagai layanan untuk semua solusi "Manage" seperti Dokumen Manajemen, Kolaborasi, Web Content Management, Manajemen Arsip dan Alur Kerja / Proses Bisnis Manajemen. Untuk menghubungkan berbagai komponen "Manage", mereka harus memiliki interface standar dan proses transaksi yang aman untuk komunikasi antar-komponen"Manage", mereka harus memiliki interface standar dan proses transaksi yang aman untuk komunikasi antar-komponen.

1.      DM – Document Management (manejemen dokumen)
DM dalam konteks ini tidak mengacu pada industri yang dikenal di Eropa sebagai DMS, tetapi untuk mendokumentasikan sistem manajemen dalam arti sempit. Sistem kontrol dokumen dari sumber sampai tahap dimana dokumen siap untuk pengarsipan jangka panjang. Dokumen manajemen mencakup fungsi seperti:
• Check in / Check out untuk memeriksa informasi yang tersimpan secara konsistensi
• Versi manajemen untuk melacak berbagai versi informasi yang sama dengan revisi dan renditions (informasi yang sama dalam format yang berbeda)
• Pencarian dan pengarahan untuk menemukan informasi dan konteks yang terkait
• Visualisasi untuk menampilkan informasi dalam struktur seperti file virtual, folder, dan overviews.

2.      Kolaborasi (sistem kolaboratif, groupware)
Kolaborasi secara sederhana berarti "bekerja bersama-sama." Namun demikian, solusi yang dikembangkan dari groupware konvensional sekarang telah menjadi lebih luas lagi dan memasukkan unsur Manajemen Pengetahuan. Kolaborasi meliputi fungsi-fungsi berikut:
• Berguna dalam database informasi
• Bergabung, simultan, proses pengendalian informasi
• Pengetahuan didasarkan pada keahlian, sumber daya dan data latar belakang untuk pemrosesan informasi bersama
• Komponen administrasi seperti papan tulis untuk brainstorming, penjadwalan janji, manajemen proyek dll
• Komunikasi aplikasi seperti konferensi video
• Integrasi informasi dari aplikasi lain dalam konteks pengolahan informasi bersama

3.      WCM - Web Content Management
Manajemen Konten Web diklaim sebagai integrasi atau bagian dari Enterprise Content Management. Namun demikian, informasi yang disajikan di Internet dan Extranet atau pada portal seharusnya hanya data yang sudah ada di perusahaan, pengiriman yang dikendalikan oleh otorisasi akses dan penyimpanan.

4.      RM – Records Management (file dan manajemen arsip)
Berbeda dengan sistem pengarsipan elektronik tradisional, Manajemen Arsip (RM; Elektronik Manajemen atau ERM) mengacu pada administrasi murni dari catatan, informasi penting dan data yang perusahaan diharuskan untuk arsip. Records Manajemen bersifat independen dari media penyimpanan, dan juga dapat mengatur informasi yang disimpan selain di dalam sistem elektronik. Berikut adalah fungsi Manajemen Arsip:
• Visualisasi dari rencana file dan indeks terstruktur lainnya untuk penyimpanan informasi secara teratur
• Pengindeksan informasi, didukung oleh daftar kata.
• Manajemen jadwal rentan penyimpanan dan penghapusan
• Perlindungan informasi sesuai dengan karakteristiknya
• Penggunaan internasional, industri-spesifik atau setidaknya seluruh perusahaan meta-data untuk standar dan deskripsi informasi yang disimpan

5.      Workflow

Pengertian dari workflow adalah koordinasi otomatis, control yang terintegrasi dan komunikasi dari aktifitas, yang diperlukan untuk menjalankan workflow proses. Ada berbagai jenis alur kerja:

workflow produksi menggunakan standar urutan untuk membimbing dan proses kontrol, sedangkan dalam sebuah alur kerja ad-hoc, pengguna menentukan urutan proses dengan cepat.

 
Workflow dapat diimplementasikan sebagai solusi dengan alur kerja pengguna yang berinteraksi, atau sebagai mesin alur kerja, yang bertindak sebagai layanan latar belakang informasi dan mengontrol aliran data. 

Workflow manajemen mencakup fungsi-fungsi berikut: 
* Visualisasi struktur proses dan organisasi 
* Capture, administrasi, visualisasi, dan penyampaian informasi dikelompokkan dengan dokumen terkait atau data 
* Pendirian alat pengolahan data (seperti aplikasi tertentu) dan dokumen (seperti produk kantor) 
* Paralel dan berurutan pengolahan prosedur termasuk tabungan simultan 
* Pengingat, tenggat waktu, delegasi dan fungsi administrasi lainnya 
* Pemantauan dan dokumentasi status proses, routing, dan hasil 
* Alat untuk merancang dan menampilkan proses

3.      Store

Komponen "Store" digunakan untuk penyimpanan sementara informasi yang tidak diperlukan atau yang diinginkan untuk arsip. Bahkan jika menggunakan media yang cocok untuk pengarsipan jangka panjang

4.      Preserve

Komponen "Preserve" dalam ECM menangani penyimpanan jangka panjang yang aman dan backup, tidak melakukan perubahan informasi, serta penyimpanan sementara trerhadap informasi yang tidak diinginkan atau diperlukan untuk arsip. Konsep ini disebut Electronic Archiving (pengarsipan elektronik) tapi memiliki fungsi substansial lebih luas dibandingkan dengan "Preserve." Sistem pengarsipan elektronik saat ini umumnya terdiri dari kombinasi antara perangkat lunak administrasi seperti Manajemen Arsip, Imaging atau Document Management, Library Service (IRS - Information Retrieval System) dan subsistem penyimpanan.
Pengarsipan jangka panjang tidak selalu berupa media elektronik.Untuk pengamanan informasi, mikrofilm bisa dikatakan masih layak digunakan, dan sekarang berkembang dalam sistem hibrid dengan media elektronik dan yang mendukung terhadap akses database.Faktor yang menentukan suatu sistem penyimpanan jangka panjang adalah perencanaan tepat waktu dan kinerja secara berkala dari perpindahan untuk menjaga informasi yang tersedia terhadap resiko perubahan. Proses ini disebut Migrasi berlangsung terus menerus. Komponen dalam konsep "Preserve" diantaranya special viewrs (diakses oleh orang tertentu), perangkat konversi dan migrasi, dan media penyimpanan jangka panjang

5.      Deliver

Komponen “Deliver” dalam ECM digunakan untuk menyajikan informasi dari "Capture" "Store", dan ”preserve”. Komponen ini juga berfungsi untuk memasukkan informasi dalam sistem (seperti mentransfer informasi ke media atau format output file) atau untuk menyiapkan (misalnya mengubah atau kompresi) informasi untuk komponen "Store" dan "Preserve". Fungsi dalam kategori "Deliver" juga dikenal sebagai "output"